الف) متقاضیان اخذ پروانه تاسیس و بهره برداری از شبکه رادیویی بی سیم در سرویس متحرک خشکی باند VHF، می توانند درخواست کتبی اولیه خود با ذکر دلایل توجیهی نیاز به برپائی شبکه رادیویی و طرح شبکه مورد نظر با مشخص نمودن تعداد و نوع دستگاه ها و تعداد فرکانس درخواستی و نحوه کانال بندی و ارتباط ایستگاه ها با یکدیگر به همراه محاسبات فنی مربوط به ترافیک و پوشش شبکه (مطابق بند 1 مدارک لازم) را به سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی - اداره کل صدور پروانه سرویس های رادیویی ارسال نمایند. برای استفاده بهینه از طیف فرکانسی و جلوگیری از ارسال درخواست های غیر ضروری، لازم است متقاضیان موارد زیر را در نظر گرفته و با توجه به این موارد و کاربرد آن درخواست اولیه خود را ارسال نمایند:
1. ضرورت برقراری ارتباط لحظه ای، دلایل توجیهی آن و توپولوژی شبکه درخواستی؛
2. مشخص نمودن موارد بهره برداری (حفاظتی، امنیتی، فوریتی و … با ذکر دلایل)؛
3. عدم وجود هرگونه امکانات مخابراتی در منطقه مورد نظر جهت رفع نیاز ارتباطی مورد نظر.
ب) پس از دریافت درخواست اولیه متقاضی مبنی بر نیاز به راه اندازی شبکه رادیویی و پرداخت هزینه حق پردازش درخواست، با توجه به مقررات رادیویی کشور، مقررات و توصیه نامه های بین المللی ITU و ضوابط داخلی و سیاست های مدیریت طیف مورد تحلیل کارشناسی قرارگرفته و در صورتی که تقاضای مطرح شده قابل بررسی بوده و منابع فرکانسی نیز در منطقه مورد تقاضا موجود باشد، جهت بررسی و اعلام نظر نهایی به کمیسیون فنی ماده 8 آیین نامه اجرایی قانون استفاده از بی سیم های اختصاصی و غیرحرفه ای (آماتوری) ارسال می گردد؛
ج) براساس رویه ها و بندهای مصوب کمیسیون فنی، اقدامات بعدی جهت اعلام کتبی موافقت و مفاد کمیسیون فنی به متقاضی و درخواست مدارک تکمیلی از متقاضی و یا اعلام کتبی عدم موافقت کمیسیون با درخواست مطرح شده صورت خواهد پذیرفت.
د) پس از دریافت مدارک تکمیلی، در مورد شرکت های خصوصی نسبت به استعلام صلاحیت مسئول شبکه معرفی شده اقدام خواهد شد. شایان ذکر است در مورد سازمان ها و نهادهای دولتی استعلام هم زمان با صدور پروانه انجام می شود؛
ه) سپس اقدامات لازم برای ثبت اطلاعات شبکه رادیویی و واگذاری فرکانس مناسب انجام شده و پرونده مربوطه از طریق سامانه الکترونیکی داخلی سازمان، جهت محاسبه هزینه حق استفاده از فرکانس سه ماهه اول، به اداره درآمدهای سازمان ارسال تا نسبت به صدور فیش پیش پرداخت حق استفاده سه ماهه اول اقدام شود؛
و) پس از پرداخت حق استفاده سه ماهه اول، پروانه مربوطه صادر و برای متقاضی ارسال خواهد شد؛
شایان ذکر است:
- بالاترین مقام دستگاه درخواست کننده پروانه رادیویی, مسئول شبکه موضوع پروانه بوده ولی در صورت تمایل می تواند کتبا فرد مسئول دیگری را به عنوان مسئول شبکه معرفی نمایند که در آن صورت, تعهد کتبی پرداخت حق استفاده از فرکانس کماکان با امضا بالاترین مقام می باشد.
- با عنایت به اینکه تمام مکاتبات و ارتباطات از طریق آدرس و تلفن مسئول شبکه انجام خواهد شد, پیشنهاد می شود مسئول شبکه فردی معرفی شود که کمترین تغییر سمت و پست سازمانی را داشته و دائما در دسترس بوده و امکان پاسخگویی دائمی را دارا باشد.
- از آنجائیکه بر اساس مواد ۱۹، ۲۲ و ۳۰
آیین نامه اجرایی قانون استفاده از بی سیم های اختصاصی و غیرحرفه ای ( آماتوری) و ماده ۲ آن قانون، هر گونه واگذاری, انتقال و یا کرایه پروانه های تاسیس و بهره برداری از شبکه رادیویی ماخوذه از سازمان تحت عناوین مختلف, خلاف مقررات می باشد, در صورت وقوع یا مشاهده چنین امری، پروانه رادیویی صادره لغو و فرکانس های تخصیص یافته از سوابق سازمان حذف و نسبت به پلمب تجهیزات شبکه مبادرت خواهد شد ودارنده پروانه حداقل به مدت ۶ ماه پس از لغو پروانه، به هیچ وجه مجاز به ارائه درخواست مجدد برای دریافت پروانه جدید نخواهند بود.
- کلیه فرمها باید به صورت دقیق و خوانا پر شوند و متقاضی مسئول صحت اطلاعات ارسالی می باشد. بدیهی است به مدارک ناقص ترتیب اثر داده نخواهد شد.
- دریافت مدارک هیچ گونه تعهدی را برای این سازمان در صدور پروانه تاسیس و بهره برداری از شبکه رادیویی درخواستی ایجاد نخواهد کرد.
- پس از صدور پروانه تاسیس و بهره برداری از شبکه رادیویی، حداقل تا ۶ ماه هیچگونه درخواست تغییری در پروانه صادره پذیرفته نخواهد شد.
- کلیه متقاضیان صدور، تمدید و توسعه پروانه تاسیس و بهره برداری از شبکه های رادیویی جهت پیگیری درخواست های خود می توانند به پایگاه اطلاع رسانی سازمان، بخش پیگیری پرونده رادیویی، مراجعه کرده و روند پیشرفت پرونده خود را با درج کد ملی مسئول شبکه مشاهده نمایند و در این خصوص مکاتبه فیزیکی با آنها انجام نخواهد شد. لذا خواهشمند است از مراجعه حضوری و یا پیگیری تلفنی متقاضی در خصوص وضعیت پرونده، خودداری نمایید. در صورت نیاز به مراجعه حضوری، دعوت نامه کتبی توسط سازمان برای متقاضی ارسال خواهد شد. ضمنا در تمام مکاتبات، اعلام کد ملی و سایر مشخصات مسئول شبکه رادیویی جهت درج در سیستم پیگیری الزامی است.
- این سازمان با توجه به اینکه بسیاری از متقاضیان برپایی شبکه های ارتباطات رادیویی اختصاصی فاقد تخصص لازم در زمینه ارتباطات رادیویی و ناآگاه به مقررات رادیویی می باشند، به منظور ارائه مشاوره های مناسب و انجام طراحی شبکه های رادیویی مورد نیاز آن متقاضیان، اقدام به ارزیابی شرکت های دارای توان فنی و مهندسی لازم در این زمینه نموده است و جهت شرکت هایی که موفق به کسب امتیازات لازم شده و مورد تایید این سازمان می باشند، پروانه ارائه خدمات مشاوره و طراحی شبکه های رادیویی صادر نموده است که فهرست آن شرکت ها به همراه آدرس و شماره تلفن، در بخش فهرست دارندگان پروانه شرکت های دارای پروانه ارائه خدمات مشاوره و طراحی شبکه های رادیویی، به اطلاع عموم رسانده شده است. لذا متقاضیان می توانند جهت دریافت مشاوره و انجام طراحی شبکه رادیویی مورد نیاز از خدمات شرکت های مذکور استفاده نماید.